廣州市從化區水務局肩負著區域水資源管理、水利設施建設維護、水環境保護等重要使命，在長期工作進程中積累了大量珍貴檔案，包括水利工程規劃設計圖紙、水資源監測數據記錄、水務行政事務文件等。這些檔案是水務工作開展的歷史見證與決策依據。

傳統紙質檔案管理給從化區水務局帶來諸多不便。存儲上，大量紙質檔案占用可觀空間，且需專門的防潮防蟲等設施，增加管理成本。查閱時，工作人員面對海量卷宗，人工查找效率低下，如在處理水利設施緊急維修事務需參考歷史工程檔案時，往往耗費大量時間才能定位到所需資料，影響工作進度與決策及時性。同時，紙質檔案頻繁借閱易磨損、遺失，且存在信息泄露風險，危及水務數據安全與公眾利益。

為突破困境，從化區水務局與萬林科技達成合作開展檔案數字化項目。萬林科技組建專業團隊深入水務局各檔案存放點，對各類檔案分類整理，依檔案類型、年份等制定精準掃描計劃。掃描過程中，采用高分辨率專業掃描儀與先進圖像優化軟件，清晰捕捉檔案細節并處理圖像，確保數字檔案質量。同時，建立嚴格質量審核機制，對掃描檔案進行多輪復查，保證信息準確性與完整性。

完成掃描后，萬林科技構建水務檔案數據庫，實現檔案電子化存儲與智能檢索。工作人員可通過多種條件快速查詢檔案，如依據項目名稱、時間、地點等關鍵詞，迅速獲取相關信息。例如在制定新的水利工程建設方案時，可快速調閱相似工程檔案借鑒經驗，或在處理水污染事件時，能及時獲取相關水域歷史監測數據輔助決策。

此次合作讓從化區水務局檔案管理實現質的飛躍。檔案查閱利用效率大幅提升，推動水務工作高效開展；數字化存儲節省空間與成本，減輕管理負擔；檔案安全性與保密性增強，保障水務信息安全。該合作成為水務行業檔案數字化管理的成功樣板，為其他地區水務部門及相關機構提供了寶貴借鑒經驗，有力促進檔案管理現代化進程在水務領域的推進。